1.文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由综合办公室负责执行（纪委、工会文件由分管领导负责审批，由部门负责管理）。其他各部门（单位）一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.例行节约，打印用纸必须双面使用。机关需作废的纸制品，须做碎纸处理。

3.减少发文数量。上级下发的可直接执行的，公司不再转发和重复发文。没有实质内容、可发可不发的文件一律不发。能以通知形式下发的，单位及部门经请公司主要领导及分管领导后，自行发送。

4.除上行文、涉密文件、必要归档的文件外，原则上各类文件均以电子文件的形式利用OA协同办公系统传输，各单位及部门自行查阅并归档，不得遗失。禁向收购废旧物资的单位或个人销售公司文件、资料。

5.控制发文规格。能以公司办公室、公司党委办公室（即前司办发、前办发）名义发文的不以公司、公司党委（即前司发、前发）名义发文。

6.公文发送综合办公室填写发文审批单前，由承办业务单位及部门拟稿，承办单位及部门负责人审核、校对，负责人应对本单位及部门起草的文件全面把关，重点审核文稿内容是否真实、观点是否正确、语言表述是否准确精练、文稿结构是否严谨、条理是否清楚。发文审批单拟稿部门负责人签字确认后，经综合办公室副主任、主任填写核稿人和审批意见。以公司党委、公司名义发文，需经分管领导审核签字后报主要领导签发。以公司党委办公室名义发文，需经分管领导审核签字后报党委副书记签发。以公司办公室名义发文，需经分管领导签字后报常务副总经理签发。内部明电由分管领导签发。

7.拟制的公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可履行后续发文程序。

凡符合下列条件之一的文件，必须经相关部门会签：一是需要公司相关部门和直属单位遵照执行的业务管理办法和实施方案；二是需要公司多个部门审核批准的所属单位业务的批复；三是需要明确公司多个部门职责义务的通知、意见；四是经公司领导或公司综合办公室审定需要会签的文件。

确需会签事项：一是原则上涉及项目申报、审批等以及涉及资金申报、使用等事项须公司财务管理部会签；二是涉及表彰奖励等事项须公司党委工作部、纪委、人力资源部、审计部会签；三是涉及制度办法合同等事项须公司合规风控部会签；四是公司领导及综合办公室明确需要相关部门会签的其他事项。

8.拟制公文实行起草部门负责制，对公文内容、数据等负责。拟制公文正式下发前，由起草部门进行最终校稿并签字，对于出现问题并造成影响的，将追究起草部门相关人员责任。

9.经领导签发的公文稿，如有必要作实质性修改，需重新填写发文审批单经签发人同意后方可修改。

10.提升上级来文传阅办结时效

一是公司综合办公室对上级来文统一签收，签收时注意文件是否完整，如有残缺或破损等异常情况应及时提出并与上级对口业务部门及时沟通。二是公司综合办公室对上级来文进行分类登记，通过OA协同办公系统，填写《文件传阅单》，报综合办公室主任签署拟办意见，根据签署意见呈报公司领导批示，并及时做好文件流转传阅工作。三是公司领导批示文件，承办部门要严格按照批示意见第一时间落实，由部门负责人签署承办意见，明确具体责任人，在规定办结时限内及时向公司有关领导报告，确保各项工作任务落实、落细、落地。

11.各单位和部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续。对有密级程度的文件，需公司主要领导批准后，涉密文件的部门负责人到保密室阅览，严禁复印、拍照、带走等，严格执行保密制度。

12.提高文件和材料报送质效。各部门（单位）报送的文件和材料，要切实提高质量和效率，严格按照要求的时间报送，报送的材料经部门负责人、分管领导审核同意并签字后上报。